Règlementation

Durées de conservation

Les documents (sociaux, comptables, commerciaux, et relatifs au personnel), émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires.

Règles :

Les règles applicables en matière de conservation des archives sont fixées : soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles les administrations peuvent effectuer des contrôles. Les délais varient également selon la nature ou le type de document envisagé.

La non-conservation des documents d'entreprise peut entraîner des sanctions spécifiques, notamment en matière fiscale :
- L'article 1734 du Code général des impôts dispose que l'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication, est punie d'une amende de 1500 euros.

Les archives représentent une partie du patrimoine de l'entreprise, elles assurent en outre une aide à l'administration de l'information et à la décision stratégique. C'est pourquoi, une connaissance rigoureuse de la gestion et de l'organisation des archives en entreprise est primordiale.

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