Nos services

Les procédures

 

PROCEDURES CAP ARCHIVES

 

ANALYSE DES BESOINS

• Volumes,
• Qualité des supports,
• Contexte interne,
• Analyse des environnements producteurs et utilisateurs,
• Objectifs généraux et spécifiques.

CREATION D'UN CAHIER DES CHARGES

personnalisé et détaillant les modalités de :

1/ La prise en charge
2/ La conservation
3/ Les mouvements de boîtes

1/ LA PRISE EN CHARGE

Cap Archives suit les indications du client pour la mise en conteneur.
Cap Archives fournit les boîtes archives et les conteneurs.
Indexation des boîtes et des conteneurs.
Inventaire informatique, remis au client.
Numérisation selon la demande du client.

2/ LA CONSERVATION

Veille réglementaire, gestion des délais de conservation.
Le cas échéant, nous conservons votre fonds d'archives dans nos locaux destinés à cet effet : Site privatif, banalisé et sécurisé.

Remise d'un Bordereau d'entrée.

3/ LES MOUVEMENTS DE BOITES

a) Sorties temporaires :

La gestion informatique de votre fonds d'archives nous permet de réagir rapidement à chaque demande.

Nous recherchons l'unité d'archives demandée, et nous l'adressons au client, selon les modalités convenues avec lui.

Demande par fax ou e-mail, avec les niveaux d'autorisation prédéfinis.
Remise d'un bordereau de sortie temporaire.
Réintégration dans nos locaux selon les mêmes modalités.
Remise d'un bordereau de réintégration.

A chaque mouvement de boîte, l'inventaire informatique est remis à jour et transmis au client.

b) Sortie définitive

S'agissant de l'ensemble du fonds d'archives ou d'une partie, s'agissant d'un rapatriement ou d'une destruction, une sortie définitive ne sera réalisée que sur demande écrite du client, selon les niveaux d'autorisation prédéfinis.
Remise du bordereau de sortie définitive ou du certificat de destruction.

Cap Archives est à l'écoute de toutes les demandes afin de trouver les réponses adaptées.

Notre service est fondé sur :

• La Personnalisation : La souplesse de nos prestations offre un service à la carte.
• La Confidentialité : Notre implantation et notre système de gestion garantissent la plus stricte confidentialité.
• La Performance : Indexation pérenne, inventaires performants, système de restitution rapide.