Nos garanties

Conditions générales

Les archives constituent une partie du patrimoine historique et commercial de l’entreprise.
La gestion de leur conservation, en plus d’être une obligation légale, assure une aide précieuse à l’administration de l’information et à la décision stratégique.

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1. MODES DE CONSERVATION

1.1. Le client fournit à CAP ARCHIVES, des boites archives de format 36/10/26 et, ou 36/16/26.
1.2. Les boites du client sont stockées dans des conteneurs de taille 43/40/28 fournis par CAP ARCHIVES.
1.3. Les conteneurs sont conservés par CAP ARCHIVES, dans un entrepôt sur palette ou sur rayonnage.

2. PRISE EN CHARGE

2.1. Préalablement à la prise en charge, CAP ARCHIVES remet au client un fichier informatique lui permettant de référencer le contenu de chaque boite.
2.2. Lors de la prise en charge, CAP ARCHIVES attribue à chaque boite un numéro.
C'est ce numéro qui servira de référence en cas de recherche.
2.3. Après prise en charge, CAP ARCHIVES remet au client le fichier informatique référencé.

3. MOUVEMENTS DE BOITES

3.1. Sorties temporaires :

Les archives confiées n'étant en aucun cas consultables sur place, le client doit demander la restitution temporaire de la boite qu'il désire consulter.


La seule unité « récupérable » par le client est la « boite ».
Le client adresse à CAP ARCHIVES « une demande de sortie », par mail ou courrier. Les demandes par téléphone ne pourront être traitées.
La remise au client se fait par coursier ou transporteur, selon le volume, sous les délais prévus aux conditions particulières.
Lors de la réception, le client signe un « bon de remise ».
Le fichier « archives » est mis à jour lors de l'établissement du bon de remise, daté et adressé par mail, avec accusé de réception au client.
Le client a 48 heures pour contester la teneur du fichier, passé ce délai il est considéré validé.
Lors de la réintégration de la « boite », le client adresse à CAP ARCHIVES une « demande de retour ». Le transfert se fait par coursier ou transporteur, dans les délais prévus aux conditions particulières.
Après réintégration de la « boite », le fichier « archives », daté est adressé par mail, avec accusé de réception au client.

CAP ARCHIVES conserve à la disposition du client un historique de ses mouvements.
Tout mouvement est facturé selon les conditions particulières annexées au contrat.
Les « boites » temporairement absentes ne sont pas décomptées du prix de stockage.

3.2. Sorties définitives :

Pour rapatriement définitif.
Pour destruction.
La destruction est réalisée par ordre écrit du client, il lui est remis un certificat de destruction.

4. DUREE ET PRISE D'EFFET

4.1. Le contrat prend effet dés la première entrée dans les entrepôts de CAP ARCHIVES.
Il se renouvelle annuellement par tacite reconduction, au 1er janvier de chaque année.
4.2. Il peut être résilié, à chaque échéance annuelle, par l'une ou l'autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, avec préavis de six mois.

5. RESPONSABILITE ET ASSURANCE

5.1. CAP ARCHIVES ne connaît que l'unité d'archivage « boite », à ce titre, il ne peut lui être demandé de prendre connaissance du contenu, pour quelque raison que ce soit.
En conséquence, CAP ARCHIVES s'engage à ne pas prendre connaissance du contenu des unités d'archivage qui lui sont confiées.
5.2. Les obligations de CAP ARCHIVES, en tant que dépositaire à titre onéreux, sont définies à l'article 1927 du code civil.
5.3. Renonciation à recours :
La responsabilité de CAP ARCHIVES ne peut jamais être engagée en cas de dommages au client résultant de la disparition ou de la destruction totale ou partielle, pour quelque cause que ce soit, des archives déposées dans les entrepôts de CAP ARCHIVES.
Il appartient au client de contracter les polices d'assurance qu'il estime nécessaire en matière de destruction d'archives.
5.4. Obligations du client :
Le client s'engage à ne déposer dans les « boites » confiées à CAP ARCHIVES aucun objet ou document autre que du papier à usage d'archives. En conséquence tout objet de valeur, original de création artistique, bandes magnétiques ou vidéo et autres supports sensibles demandant des conditions de conservation spécifique, sont expressément exclus.

6. REMUNERATION

6.1. Le client accepte les conditions tarifaires annexées au contrat.
Celles-ci sont indiquées pour une période de conservation d'un an.
Pour les archives entrées en cours d'année, la première redevance est calculée, sur la base du tarif annuel, au prorata des mois restant à courir de la date d'entrée au 31 décembre.
Les tarifs seront revus annuellement, au 1er janvier, par application de l'indice du coût à la consommation dont l'indice de référence est celui du 1er trimestre de l'année de contractualisation.

6.2. La redevance est payable d'avance :

· A l'entrée en dépôt, pour la période restant à courir jusqu'au 31 décembre.
· Au premier janvier pour l'année.

Elle reste définitivement acquise à CAP ARCHIVES.

6.3. Les prestations sont facturées le mois de leur exécution.

6.4. Toutes les factures sont payables à 30 jours, date de facturation.
Il ne sera accordé aucun escompte pour paiement anticipé.
Tout paiement postérieur à la date d'échéance entraîne obligatoirement l'application d'une pénalité égale à 1,5 fois le taux légal. Tout mois commencé est dû en entier.

7. RESILIATION

7.1. En cas de non-paiement, après 2 relances espacées de 15 jours et adressées au client par courrier recommandé, CAP ARCHIVES pourra saisir Monsieur le Président du Tribunal de Commerce de BORDEAUX, statuant en référé pour lui demander de l'autoriser :

· Soit à contraindre le client, sous astreinte, à récupérer, à ses frais ses archives dans un délai de trois mois.

· Soit à détruire les dites archives aux frais du client.


7.2. En cas de dénonciation du contrat par le client, sous réserve d'avoir respecté le préavis défini au 4.2 du présent contrat, celui-ci devra enlever ses archives à ses frais dans un délai de trois mois.
CAP ARCHIVES facturera les frais de manutention.
CAP ARCHIVES facturera la redevance de conservation pendant ce délai.
CAP ARCHIVES ne facturera pas d'indemnité de rupture.

Passé le délai de trois mois précité la résiliation serait annulée et les effets du contrat initial se poursuivraient, la redevance annuelle étant due et les pénalités de retard s'appliquant dés le premier jour de l'année.



7.3. Le client renonce par avance à tout recours contre CAP ARCHIVES pour résiliation, si la clause 4.2 est respectée.

8. CLAUSE RESOLUTOIRE- ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Tout litige né de l'interprétation ou de l'exécution de ce contrat relèvera de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de BORDEAUX.