1 . Audit et analyse des besoins

Cap Archives

Un déplacement au sein de votre entreprise permet de déterminer le volume d’archives à traiter. Cette analyse détaillée, permet l’établissement d’un devis gratuit comprenant :

  • L’enlèvement des archives
  • Leur identification par code-barres en vue de stockage
  • L’enregistrement informatique sous forme d’inventaire
  • La conservation intégrant la durée de vie des archives
  • La cotation des mouvements d’archives pour consultation
  • La destruction certifiée des archives obsolètes

Ces éléments constituent la base de la fiabilisation et de la sécurité que vous recherchez.

2 . Descriptif opérationnel

Descriptif Cap Archives

1 – Enlèvement :

prise en charge rapide et efficace de vos archives à destination de notre centre de conservation. Cet enlèvement est réalisé par nos personnels qualifiés.

2 - Entrée en centre de conservation :

identification des archives par code-barres; conditionnement en containers pour stockage; allocation des emplacements des containers.

3 - Inventaire informatique :

cet inventaire est realisé sur base de données interne à Cap Archives, et doublé d’une sécurité par photographie numérique.
Cette base de données dédiée gère :

  • Le code barre pour chaque boîte qui est la base du référencement
  • La date d’entrée en centre de conservation
  • La date de destruction programmée
  • Les divers mouvements de consultation de chaque dossier

Un tableau Excel extrait de la base de données, permet au client une consultation permanente de son fonds d’archives.

** Sur option, une consultation est possible par ligne Internet sécurisée.

3 . Module optionnel de pré-archivage

Ce module informatique permet de rendre plus agréable et rapide la fastidieuse phase de constitution des boîtes et la rédaction des étiquettes : en effet rédigées à la main elles sont parfois illisibles ce qui gêne le travail de l’archiveur.
Ce module vérifie aussi l’exactitude des flux entrant en centre de conservation.
Il est compatible avec tous les sytèmes de gestion et est implanté par notre informaticien :

  • En mono ou en multiposte
  • Avec ou sans superviseur/chef de service
  • Chaque intervenant rédige les étiquettes de boîtes qu’il n’a plus qu’à imprimer.
Archivage Cap Archives

Ces etiquettes intègrent directement :

  • Le Code Barre
  • La date d’entrée
  • Le service producteur
  • La date de destruction
  • Les désignations diverses (4)

Dans le même temps le module crée un fichier informatique qui gère l’envoi en centre de conservation ou la rétention de l’archive chez le client.

Avantages du module de Pré archivage :

  • Rapidité
  • Précision et fiabilité
  • Sécurisation des flux de documents en transit.

4 . Personnalisation

La souplesse de nos prestations offre un service à la carte.
Chaque inventaire est réalisé selon vos directives, ainsi, lors de la remise de cet inventaire informatique le client reconnaît naturellement son fonds d'archives, et les demandes de consultation et de restitution sont facilitées.
Enfin, chaque client fixe son niveau d'autorisation en choisissant nos interlocuteurs au sein de son entreprise.

Situation géographique

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